Close

07/05/2013

PC: Konica Minolta razí noví trend v spracovaní dokumentov

V organizáciách a firmách stále koluje veľké množstvo papierových dokumentov obsahujúcich informácie, s ktorými potrebujeme ďalej pracovať.

Udržať v takýchto dokumentoch poriadok nie je vôbec jednoduché. Veľkú úsporu času prináša ich elektronizácie. Komplexné riešenia v tejto oblasti ponúka firmám Konica Minolta.

Papierových dokumentov nájdete v kanceláriách celý rad. Typickým príkladom môže byť faktúra alebo dotazník, teda dokument s údajmi, ktoré chceme spracovať, vyhodnotiť a ďalej s nimi pracovať. Zamýšľali ste sa niekedy nad tým, koľko času trávite prepisom resp. spracovávaním papierových dokumentov? A hlavne, ako sa táto oblasť v relatívne krátkom čase premenila a stále sa mení?

Než si predstavíme riešenie, ktoré ponúka Konica Minolta, vráťme sa o niekoľko rokov späť v čase. Pred nástupom IT technológií sa všetky údaje spracovávali ručne a potrebné údaje sa prepisovali opäť na papier – údaje pre platbu sa prepisovali na platobný príkaz, výsledky testov a dotazníkov sa zapisovali do hárkov atp. Veľkou nevýhodou bola časová náročnosť s následnou zložitú Dohľadateľnosť daných údajov.

S nástupom IT prišla snaha optimalizovať procesy pri spracovaní dokumentov, ktoré prinášajú zefektívnenie práce a tiež významné úspory. Pri spracovávaní položiek na faktúre prepisujeme údaje do skladového systému a automaticky strážime, či dodávky zodpovedajú fakturovaným sumám. U dotazníkov vypĺňame údaje do vopred pripravených tabuliek, ktoré nám vykonajú rýchle vyhodnotenie a vygenerujú grafy. To všetko významne zefektívňuje prácu a následné dohľadávanie údajov, avšak stále pretrváva zdĺhavý prepis a spracovávanie dát.

konica-minolta-1

Aktuálne trendy v spracovávaní dokumentov

Aj v tejto oblasti však existuje riešenie, ponúka ho Konica Minolta. Jeho hlavnou prednosťou je možnosť prepojenia dokumentových zariadenia radu bizhub s rôznymi systémami. Priamo z panela multifunkcie možno ľahko zvoliť typ skenovaného dokumentu a voliteľne je možné pridať doplňujúce údaje – napr kam sa má dokument odoslaný, aký má byť formát, či sa jedná o zmluvu, faktúru alebo iný typ dokumentu, vr. možnosti dokument priradiť k určitému dodávateľovi. Naskenovaný dokument sa podľa týchto tzv indexov automaticky zaradí do požadovaného úložiska, pričom v priebehu spracovania sa napr prevedie do prehľadávateľného formátu. Takéto riešenia sú už v dnešnej dobe cenovo dostupným štandardom a výrazne uľahčujú používateľom prácu.

Konica Minolta však ide ešte ďalej. V portfóliu svojich aplikácií a riešenie ponúka inteligentné systémy, ktoré vedia skenované dokumenty automaticky rozpoznať – zistiť, či sa jedná napr o faktúru či dotazník a následne z nich vyčítať požadované údaje – z faktúry teda napr IČO, dátum splatnosti, sumu, jednotlivé položky atď Z dotazníkov potom vyčíta odpovede na jednotlivé otázky. Získané údaje sú potom tieto systémy schopné previesť do požadovaného výstupného formátu, ktorý je kompatibilný s účtovnými a skladovými systémami, elektronickými archívy a ďalšími. Tieto riešenia umožňujú rozpoznávať strojovo i ručne písaný text, rozoznať zaškrtávacie políčka, ale napr aj kontrolovať prítomnosť podpisu na zmluvách.

Koniec ručného spracovania dokumentov

Vyššie opísaný proces sa nazýva vyťažovania a jeho najväčšou prednosťou je odstránenie doslova otravného prepisovanie údajov z dokumentov – nie je nutné prechádzať ručne dokumenty, hľadať v nich požadované údaje a tie potom prepisovať.

Práca s dokumentmi sa vďaka vyťažovanie stáva veľmi komfortné, rýchlu a presnú. Jednoducho spustíte skenovanie dávky dokumentov, riešenie Konica Minolta potom dokumenty automaticky roztriedi, získa z nich požadované údaje a následne uloží do definovaného úložiska či systému. Užívateľ už len skontroluje, či sú požadované údaje správne. Aj pre túto kontrolu Konica Minolta ponúka veľmi komfortné nástroje.

Tieto systémy ale nemusia byť používané iba pre spracovávanie papierových dokumentov v kombinácii s multifunkčnými zariadeniami. Môžu napríklad tiež spracovávať prichádzajúce dokumenty z e-mailovej schránky, kde sú dokumenty súčasťou prílohy (typicky faktúra v elektronickej podobe) alebo z webových formulárov – možnosti využitia sú veľmi široké.

Trend v spracovávaní dokumentov typu faktúra, dotazník, dodací list, test apod je teda zrejmý – používať inteligentné systémy sa samoučiacim funkciami pre rozpoznávanie typu dokumentu a následné vyhľadanie a vyčítanie požadovaných dát – už žiadny zdĺhavý a otravný prepis. Ak Vás táto problematika zaujala a chceli by ste získať viac informácií, kontaktujte Konica Minolta.

konica-minolta-2
zdroj: zive

Pridaj komentár

Vaša e-mailová adresa nebude zverejnená. Vyžadované polia sú označené *